Veelgestelde vragen

Een Persistent Identifier is een permanente en unieke identificatiecode van een digitaal object (scan, een audiovisueel bestand, een metadata record, een website, etc.). De Persitent Identifier staat los van de bewaarlocatie. Het is een unieke identificatiecode die op een afgesproken plaats wordt geregistreerd. De unieke identificatiecode zorgt ervoor dat het object altijd teruggevonden kan worden op het internet, ook als de naam van het object of de bewaarplaats verandert. Hiermee is een object altijd en overal eenduidig refereerbaar en vindbaar.

Op het internet maken we op dit moment gebruik van een URL (Uniform Resource Locator) om een digitaal object te identificeren. We hebben echter allemaal wel ervaring met gebroken of dode links die verwijzen naar webpagina’s die niet meer beschikbaar zijn. Een URL kan in de loop van de tijd namelijk veranderen door technische of organisatorische veranderingen zoals naamswijzigingen. Dit heeft ongewenste gevolgen voor links en verwijzingen naar de digitale objecten bijvoorbeeld in portals zoals Europeana. Daarom is een ‘Persistent Identifier’ nodig. Deze dient als een permanente identificatiecode voor een digitaal object. Dit permanente identificatienummer refereert altijd naar het digitale object waar het aan is gekoppeld, onafhankelijk van de onderliggende technologie die wordt gebruikt om toegang te krijgen tot het object.

De Persistent Identifier (PID) is te vergelijken met het ISBN, het Internationaal Standaard Boeknummer: het unieke identificatienummer dat wordt gegeven aan elke uitgave van een boek. Er zijn internationale afspraken gemaakt over hoe ISBN’s worden toegekend en door wie. Centraal wordt bijgehouden welk ISBN bij welk werk hoort. Voor Persistent Identifiers werkt dit hetzelfde. Wanneer een object een Persistent Identifier krijgt, worden de PID en de gegevens over het object centraal geregistreerd. Dit geldt ook voor de locatie van het object. Zodra er een wijziging plaatsvindt in naam of locatie wordt dit op centraal niveau bijgewerkt en wordt er een verwijzing naar de nieuwe locatie opgenomen. De PID verwijst zo altijd naar de meest recente locatie van het object.
Technische oplossingen alleen zijn echter niet genoeg. Ook op organisatorisch niveau dienen maatregelen te worden genomen. Een object kan in principe enkel duurzaam blijven zolang de betreffende organisatie deze duurzaamheid garandeert en onderhoudt.

De afbeelding van het Joodse Bruidje die het Rijksmuseum digitaal beschikbaar stelt, heeft als Persistent Identifier: http://hdl.handle.net/10934/RM0001.COLLECT.5223. Als je hier op klikt blijkt het huidige webadres: https://www.rijksmuseum.nl/nl/collectie/SK-C-216. De Persistent Identifier garandeert dat het Joodse Bruidje gevonden kan blijven worden ook als het webadres in de toekomst verandert.

Je kunt er technisch gezien zelf voor zorgen dat er geen dode links ontstaan, maar deze oplossing is veel zwakker dan het gebruik van PID’s. Dit heeft een vijftal belangrijke redenen:

1. - De grote PID-systemen zijn er op gericht om op de lange termijn te bestaan en zijn gelieerd aan grote internationale rekencentra van meerdere overheden. Dit internationale netwerk is gegarandeerd robuuster en duurzamer dan je eigen organisatie.
2. - Als je gedwongen bent om je eigen collectie te splitsen over meerdere organisaties is het vrijwel onmogelijk om dezelfde url’s te blijven hanteren
3. - Een eigen oplossing is op de lange duur kostbaarder en bewerkelijker dan het gebruikmaken van een gedeelde oplossing
4. - Een eigen systeem is minder gebruikersvriendelijk, omdat gebruikers aan de url’s van je objecten niet kunnen zien dat die bedoeld zijn als een Persistent Identifier. Ze kunnen de betrouwbaarheid dus niet beoordelen als ze willen verwijzen.
5. - Je hebt geen mogelijkheden om na te gaan hoe er gebruik wordt gemaakt van de Persistent Identifiers

Daarnaast wordt een Persistent Identifier steeds meer een indicatie van betrouwbaarheid. Het ontbreken ervan zorgt ervoor dat eindgebruikers, of collega-instellingen je materiaal niet meer willen/durven/mogen refereren.

De kosten kunnen bestaan uit eenmalige kosten voor de implementatie en structurele kosten voor het lidmaatschap van het PID-systeem en de kosten voor beheer. Sommige PID-systemen kun je gratis gebruiken. Denk in alle gevallen ook aan de kosten voor implementatie en beheer door je eigen organisatie.

De structurele kosten zijn afhankelijk van de gekozen PID-oplossing en zitten in de range van enkele tientjes tot een honderden euro per jaar, afhankelijk van het gekozen PID-systeem.

De eenmalige kosten van de implementatie van PID’s zitten in de aanpassing van het collectiebeheersysteem en van de website. Het project persistent identifiers van het Netwerk Digitaal Erfgoed heeft ervoor gezorgd, dat leveranciers van veelgebruikte collectiebeheersystemen PID’s in hun systemen hebben geïmplementeerd. Ook maakte het project afspraken met SURF over het gebruik van hun op het Handle System gebaseerde PID-dienst.

In veel gevallen kan de impact worden beperkt doordat bestaande nummering kan worden hergebruikt en de registratie van de identifiers kan worden overgelaten aan het  collectiebeheersysteem.

Het is mogelijk om een stapsgewijze aanpak te hanteren waarbij je klein begint. Als je bij de start maar rekening houdt met uitbreidingsmogelijkheden. Wij kunnen je hier meer over vertellen. Zie ook het stappenplan voor de implementatie voor PID's op deze website.

Nee, er zijn een aantal standaardoplossingen  die worden gebruikt. Een andere eigen implementatie is mogelijk, maar ook daarvoor bestaan al oplossingen bij andere instellingen. Deze kunnen worden hergebruikt, zoals de implementatie van Handles bij het Rijksmuseum en het Nationaal Archief.

Het project Persistent Identifiers heeft praktijkervaringen van organisaties die PID's implementeerden verzameld.

Er zijn verschillende manieren om Persistent Identifiers te implementeren. Het is aan te bevelen om één van de internationale standaarden te nemen die in Nederland worden gebruikt, namelijk ARK, DataCite DOI, Handle System of URN:NBN.

De Persistent Identifiersystemen ARK, DataCite DOI, Handle System of URN:NBN zijn gebaseerd op technieken die zich bewezen hebben. In de snelle evolutie van internet hebben zij hun duurzaamheid ruimschoots bewezen. De systemen worden steeds bekender en steeds meer gebruikt. Sinds 2001 zijn er zo'n 8,2 miljard ARK's gemaakt door meer dan 1000 organisaties: bibliotheken, datacentra, archieven, musea, uitgevers, overheidsinstanties en leveranciers. Het Handle systeem bestaat sinds 1990 en wordt gebruikt in meer dan 75 landen door meer dan 10.000 universiteiten, onderzoekscentra, bibliotheken, archieven, enz. DataCite DOI is een implementatie van Handle waarmee al meer dan 100 miljoen objecten zijn geregistreerd. URN:NBN wordt al 15 jaar gebruikt binnen nationale bibliotheken en archieven.

Om deze vraag te beantwoorden kun je de PID-wijzer gebruiken. Aan de hand van 25 stellingen leer je meer over belangrijke PID-onderwerpen en wijst de PID-wijzer je de weg bij het opstarten van een PID-selectietraject. Zie de PID-wijzer

Je organisatie is toe aan de realisatie van Persistent Identifiers zodra je objecten die je langdurig wilt bewaren, uniek kunt identificeren en beschrijven, en wanneer je van plan bent om deze beschrijvingen en/of objecten digitaal beschikbaar te stellen op het internet.

PID’s zijn een middel om objecten persistent te identificeren en te refereren. Ze zijn dus bedoeld voor alle objecten die je langdurig beschikbaar en refereerbaar wilt maken.

Het is wel aan te raden om PID’s te gebruiken voor collecties en collectieobjecten die je wilt publiceren op internet (via een record of een afbeelding) en waarmee je de intentie hebt om deze duurzaam beschikbaar te houden. De PID-wijzer kan je helpen bij het maken van keuzes.

Voor ARK's kun je terecht bij de ARK Alliance.  

Voor URN:NBN’s kun je in Nederland terecht bij de registration agency van de KB, Nationale Bibliotheek.

Voor Handles kun je terecht bij SURF. Zij bieden PID-diensten aan samen met het European Persistent Identifier Consortium (EPIC). Deze diensten zijn ook te gebruiken door erfgoedinstellingen.

Voor DataCite DOI’s is de belangrijkste leverancier in Nederland DataCite Netherlands.

Bij Handle en DOI is het ook mogelijk om de PID’s te (laten) registreren bij een andere partij.

De PID-resolvers van de elders op deze website genoemde PID-leveranciers of hun partners hebben in de afgelopen jaren bewezen robuust en duurzaam te zijn. PID-leveranciers zijn bovendien vaak not-for-profit organisaties die zich hebben gecommitteerd aan langetermijnbeschikbaarheid.

Je kunt er echter als instelling voor kiezen de PID-resolver te laten hosten door een partij naar eigen keuze of door het zelf te doen. Deze oplossingen zijn in principe minder duurzaam en betrouwbaar.

In dergelijke gevallen is het meest gebruikelijke scenario dat (het beheer van) de prefix (en dus alle bijbehorende PID’s) van organisatie A wordt overgedragen aan organisatie B. Zo nodig moeten de verwijzingen van de PID’s (bijv. naar de nieuwe URL’s van organisatie B) worden aangepast. Bij URN:NBN geldt dat de organisaties de wijzigingen doorgeven aan de nationale resolver.

Vrijwel altijd bestaat ee PID uit een prefix en een suffix. De prefix is gerelateerd aan een organisatie, de suffix aan het object. Als een of enkele PID's van organisatie veranderen, dan zal zullen de beide organisaties afspraken moeten maken over de PID's. Meestal zal organisatie B nieuwe PID's voor de objecten maken. Organisatie A kan diens PID's daar naartoe laten verwijzen. De organisaties kunnen ook afspreken, dat organisatie A een 'tombstone' aanmaakt en daarop verwijst naar organisatie B. Organisatie B kan in de metadata bij de objecten de voormalige PID opnemen, zodat die toch nog vindbaar is. De verschillende PID-leveranciers kunnen meer vertellen over de (on)mogelijkheden van hun systemen.

Ja, dat kan. Op de pagina Verantwoording PID wijzer bieden we een PID-wijzertoolkit aan waarmee u dat kunt doen.