Veelgestelde vragen

Een Persistent Identifier is een permanente en unieke identificatiecode van een digitaal object (scan, een audiovisueel bestand, een metadata record, een website, etc.). De Persitent Identifier staat los van de bewaarlocatie. Het is een unieke identificatiecode die op een afgesproken plaats wordt geregistreerd. De unieke identificatiecode zorgt ervoor dat het object altijd teruggevonden kan worden op het internet, ook als de naam van het object of de bewaarplaats verandert. Hiermee is een object altijd en overal eenduidig refereerbaar en vindbaar.

Op het internet maken we op dit moment gebruik van een URL (Uniform Resource Locator) om een digitaal object te identificeren. We hebben echter allemaal wel ervaring met gebroken of dode links die verwijzen naar webpagina’s die niet meer beschikbaar zijn. Een URL kan in de loop van de tijd namelijk veranderen door technische of organisatorische veranderingen zoals naamswijzigingen. Dit heeft ongewenste gevolgen voor links en verwijzingen naar de digitale objecten bijvoorbeeld in portals zoals Europeana. Daarom is een ‘Persistent Identifier’ nodig. Deze dient als een permanente identificatiecode voor een digitaal object. Dit permanente identificatienummer refereert altijd naar het digitale object waar het aan is gekoppeld, onafhankelijk van de onderliggende technologie die wordt gebruikt om toegang te krijgen tot het object.

De Persistent Identifier (PID) is te vergelijken met het ISBN, het Internationaal Standaard Boeknummer: het unieke identificatienummer dat wordt gegeven aan elke uitgave van een boek. Er zijn internationale afspraken gemaakt over hoe ISBN’s worden toegekend en door wie. Centraal wordt bijgehouden welk ISBN bij welk werk hoort. Voor Persistent Identifiers werkt dit hetzelfde. Wanneer een object een Persistent Identifier krijgt, worden de PID en de gegevens over het object centraal geregistreerd. Dit geldt ook voor de locatie van het object. Zodra er een wijziging plaatsvindt in naam of locatie wordt dit op centraal niveau bijgewerkt en wordt er een verwijzing naar de nieuwe locatie opgenomen. De PID verwijst zo altijd naar de meest recente locatie van het object.
Technische oplossingen alleen zijn echter niet genoeg. Ook op organisatorisch niveau dienen maatregelen te worden genomen. Een object kan in principe enkel duurzaam blijven zolang de betreffende organisatie deze duurzaamheid garandeert en onderhoudt.

De afbeelding van het Joodse Bruidje die het Rijksmuseum digitaal beschikbaar stelt, heeft als Persistent Identifier: http://hdl.handle.net/10934/RM0001.COLLECT.5223. Als je hier op klikt blijkt het huidige webadres: https://www.rijksmuseum.nl/nl/collectie/SK-C-216. De Persistent Identifier garandeert dat het Joodse Bruidje gevonden kan blijven worden ook als het webadres in de toekomst verandert.

Je kunt er technisch gezien zelf voor zorgen dat er geen dode links ontstaan, maar deze oplossing is veel zwakker dan het gebruik van PID’s. Dit heeft een vijftal belangrijke redenen:

  1. - De grote PID-systemen zijn er op gericht om op de lange termijn te bestaan en zijn gelieerd aan grote internationale rekencentra van meerdere overheden. Dit internationale netwerk is gegarandeerd robuuster en duurzamer dan je eigen organisatie.
  2. - Als je gedwongen bent om je eigen collectie te splitsen over meerdere organisaties is het vrijwel onmogelijk om dezelfde url’s te blijven hanteren
  3. - Een eigen oplossing is op de lange duur kostbaarder en bewerkelijker dan het gebruikmaken van een gedeelde oplossing
  4. - Een eigen systeem is minder gebruikersvriendelijk, omdat gebruikers aan de url’s van je objecten niet kunnen zien dat die bedoeld zijn als een Persistent Identifier. Ze kunnen de betrouwbaarheid dus niet beoordelen als ze willen verwijzen.
  5. - Je hebt geen mogelijkheden om na te gaan hoe er gebruik wordt gemaakt van de Persistent Identifiers

Daarnaast wordt een Persistent Identifier steeds meer een indicatie van betrouwbaarheid. Het ontbreken ervan zorgt ervoor dat eindgebruikers, of collega-instellingen je materiaal niet meer willen/durven/mogen refereren.

De kosten bestaan uit eenmalige kosten voor de implementatie en structurele kosten voor het lidmaatschap van het PID-systeem en de kosten voor beheer.

De structurele kosten zijn afhankelijk van de gekozen PID-oplossing en zitten in de range van enkele tientjes tot een paar honderd euro per jaar, afhankelijk van het gekozen PID-systeem.

De eenmalige kosten van de implementatie van PID’s zitten in de aanpassing van het collectiebeheersysteem en van de website. Het project persistent identifiers van het Netwerk Digitaal Erfgoed heeft ervoor gezorgd, dat leveranciers van veelgebruikte collectiebeheersystemen PID’s in hun systemen hebben geïmplementeerd. Ook maakte het project afspraken met SURFsara over het gebruik van hun op het Handle System gebaseerde PID-dienst.

In veel gevallen kan de impact worden beperkt doordat bestaande nummering kan worden hergebruikt en de registratie van de identifiers kan worden overgelaten aan het  collectiebeheersysteem.

Het is mogelijk om een stapsgewijze aanpak te hanteren waarbij je klein begint. Als je bij de start maar rekening houdt met uitbreidingsmogelijkheden. Wij kunnen je hier meer over vertellen.

Nee, er zijn een aantal standaardoplossingen  die worden gebruikt. Een andere eigen implementatie is mogelijk, maar ook daarvoor bestaan al oplossingen bij andere instellingen. Deze kunnen worden hergebruikt, zoals de implementatie van Handles bij het Rijksmuseum en het Nationaal Archief.

Het project Persistent Identifiers is een overzicht aan het ontwikkelen van bestaande best practices .

Er zijn verschillende manieren om Persistent Identifiers te implementeren. Het is aan te bevelen om één van drie internationale standaarden te nemen die in Nederland worden gebruikt, namelijk URN:NBN, DOI of Handle.

De Persistent Identifiersystemen URN, DOI en Handle zijn gebaseerd op technieken die al meer dan 15 jaar oud zijn. In de snelle evolutie van internet hebben zij hun duurzaamheid ruimschoots bewezen. De systemen worden steeds bekender en steeds meer gebruikt. Het Handle systeem bestaat bijvoorbeeld al sinds 1990 en wordt nu gebruikt in meer dan 75 landen door meer dan 10.000 universiteiten, onderzoekscentra, bibliotheken, archieven, enz. DOI is een implementatie van Handle waarmee al meer dan 100 miljoen objecten zijn geregistreerd. URN:NBN wordt al 15 jaar gebruikt binnen nationale bibliotheken en archieven

Om deze vraag te beantwoorden kun je de PID-wijzer gebruiken. Aan de hand van 25 stellingen leer je meer over belangrijke PID-onderwerpen en wijst de PID-wijzer je de weg bij het opstarten van een PID-selectietraject. Zie de PID-wijzer

Je organisatie is toe aan de realisatie van Persistent Identifiers zodra je objecten die je langdurig wilt bewaren, uniek kunt identificeren en beschrijven, en wanneer je van plan bent om deze beschrijvingen en/of objecten digitaal beschikbaar te stellen op het internet.

PID’s zijn een middel om objecten persistent te identificeren en te refereren. Ze zijn dus bedoeld voor alle objecten die je langdurig beschikbaar en refereerbaar wilt maken.

Het is wel aan te raden om PID’s te gebruiken voor collecties en collectieobjecten die je wilt publiceren op internet (via een record of een afbeelding) en waarmee je de intentie hebt om deze duurzaam beschikbaar te houden. De PID-wijzer die in het project is ontwikkeld, kan je helpen bij het maken van keuzes.

Voor URN:NBN’s kunt je in Nederland alleen terecht bij de registration agency van de Koninklijke Bibliotheek.

Voor Handles kun je terecht bij SURFsara. Zij bieden PID-diensten aan samen met het European Persistent Identifier Consortium (EPIC). Deze diensten zijn gratis voor wetenschappelijke instellingen, en ook te gebruiken door erfgoedinstellingen.

Voor DOI’s is de belangrijkste leverancier in Nederland DataCite.

Bij Handle en DOI is het ook mogelijk om de PID’s te (laten) registreren bij een andere partij.

De standaard PID-resolvers van SurfSARA voor Handles, DataCite voor DOI’s en DANS voor URN:NBN hebben in de afgelopen vijftien jaar bewezen robuust en duurzaam te zijn. Deze systemen worden dubbel uitgevoerd en geback-upt, zelfs internationaal. Deze PID-leveranciers zijn bovendien not-for-profit organisaties die zich hebben gecommitteerd aan langetermijnbeschikbaarheid.

Je kunt er echter als instelling voor kiezen de PID-resolver te laten hosten door een partij naar eigen keuze of door het zelf te doen. Deze oplossingen zijn in principe minder duurzaam en betrouwbaar.

In dergelijke gevallen is het meest gebruikelijke scenario dat (het beheer van) de prefix (en dus alle bijbehorende PID’s) van organisatie A wordt overgedragen aan organisatie B. Zo nodig moeten de verwijzingen van de PID’s (bijv. naar de nieuwe URL’s van organisatie B) worden aangepast. Bij URN:NBN geldt dat de organisaties de wijzigingen doorgeven aan de nationale resolver.

Bij Handle kunnen individuele PID’s niet aan een andere (prefix)beheerder worden overgedragen. Een praktische oplossing die Handle-experts daarom voor deze situatie aandragen, is dat organisatie B de objecten publiceert en er nieuwe PID’s voor aanmaakt. Organisatie A kan dan de oude PID’s laten verwijzen naar de nieuwe PID’s (en in geval van digitale objecten de kopieën van de objecten verwijderen). DataCite DOI-experts melden dat organisaties het beheer van een prefix niet kunnen delen, maar dat organisatie A wel bewerkingsrechten op de DataCite Metadata Store aan organisatie B kan geven. Een andere DataCite DOI-mogelijkheid is dat organisatie A en organisatie B afspreken dat het object weliswaar eigendom is geworden van organisatie B, maar dat het PID-beheer bij organisatie A blijft. Experts van URN:NBN geven aan dat URN:NBNs onlosmakelijk verbonden zijn met objecten, dus ook bij verhuizingen. In praktijk geeft organisatie A daarom aan de nationale resolver door dat het object niet meer beschikbaar is, en geeft organisatie B de nieuwe locatie door.